home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / procmgmt.arc / PMM.ASC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1985-10-09  |  7.3 KB  |  171 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                       PROCEDURES MANAGEMENT MEMORANDUM
  5.  
  6.  
  7.  
  8.        SUBJECT: PROCEDURE MANAGEMENT MEMORANDUM (PMM); PREPARATION OF 
  9.  
  10.        DISTRIBUTION: ALL EMPLOYEES
  11.  
  12.        ENCLOSURES:(1) CUMMINGSWARE 5 1/4" FLOPPY DISK
  13.  
  14.        REFERENCES:(1) DESK MANUAL; PROCEDURES FOR
  15.                   (2) WORD PROCESSOR; PROCEDURES FOR
  16.  
  17.        1.PURPOSE-THE PURPOSE OF THIS MEMORANDUM IS TO SET FORTH THE METHOD
  18.          FOR PREPARATION OF A PROCEDURE MANAGEMENT MEMORANDUM.
  19.  
  20.        2.EFFECTIVE DATE-JULY 5, 1985
  21.  
  22.        3.BACKGROUND-HUMAN PROGRESS IS BASED ON USING A WRITTEN HISTORY TO
  23.            DISCOVER AND CORRECT ERRORS. AN ERROR IS A DEVIATION FROM A
  24.            STANDARD. WITHOUT A STANDARD THERE CAN BE NO ERRORS ONLY
  25.            DIFFERENCES IN OPINION AND ARGUMENTS. EFFICIENCY IS ERROR
  26.            DETECTION AND AVOIDANCE. YOU DO NOT GET CREDIT FOR CORRECTING
  27.            ERRORS YOU MAKE, ONLY AVOIDING ERRORS AND THE RESULTING
  28.            ECONOMIC CONSEQUENCES. WHEN THESE CONSEQUENCES ARE DISCOVERED,
  29.            THEY MUST BE DOCUMENTED IN PROCEDURE MANAGEMENT MEMORANDUM
  30.            STANDARDIZED FORMAT TO PREVENT FUTURE FAILURES.
  31.  
  32.        4.PROCEDURE-A PMM CONSISTS OF THE FOLLOWING SECTIONS:
  33.  
  34.          A.SUBJECT-(REQUIRED)
  35.              A ONE SENTENCE DESCRIPTION OF THE MATERIAL COVERED IN
  36.            THE PMM. THE MOST IMPORTANT ITEM IS FIRST WITH A SEMICOLON
  37.            SEPARATING THE LESS IMPORTANT WORDS.
  38.  
  39.          B.DISTRIBUTION-(REQUIRED)
  40.              THE JOB TITLES OF THE PERSONS WHO HAVE A NEED TO KNOW THIS
  41.            INFORMATION TO PERFORM THEIR TASKS. THE DISTRIBUTION SHOULD
  42.            BE ANALYZED TO EXCLUDE THOSE WHO ARE ONLY CURIOUS AND
  43.            DO NOT HAVE A GENUINE NEED.
  44.  
  45.          C.ENCLOSURES-(OPTIONAL)
  46.              THIS IS ANY MATERIAL WHICH WILL SHOW THE SOURCE OF AUTHORITY
  47.            REQUIRING THE PROCEDURE TO BE PERFORMED. THIS COULD BE SUCH
  48.            THINGS AS COURT DECISIONS, BOARD OF DIRECTORS MINUTES OR
  49.            REQUIREMENTS OF REGULATORY AUTHORITIES.
  50.  
  51.          D.REFERENCES-(OPTIONAL)
  52.              THIS SHOULD GIVE THE TITLES OF OTHER PMM'S WHICH ARE WRITTEN
  53.            ON RELATED SUBJECT MATTER. AS THE PMM DESK MANUALS ARE WRITTEN,
  54.            THE NUMBER OF REFERENCES WILL INCREASE TO SHOW THE READER THE
  55.            WHOLE PICTURE. THE REFERENCES CAN ALSO BE MATERIALS WHICH ARE
  56.            TOO LARGE TO BE USED AS ENCLOSURES.
  57.  
  58.          E.PURPOSE-(REQUIRED)
  59.              A STATEMENT OF WHAT WILL BE ACCOMPLISHED IN THE PMM. EACH PMM
  60.            SHOULD ONLY COVER A SPECIFIC PROCEDURE. KEEPING IN MIND THAT
  61.            A PERSON CAN ONLY REMEMBER A SET NUMBER OF ITEMS, EACH PMM
  62.            SHOULD NOT BE TOO LONG.
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.          F.EFFECTIVE DATE-(REQUIRED)
  71.              ALWAYS USE TODAY'S DATE AND CHANGE IT FOR EACH REVISION OF
  72.            THE PMM. THIS WILL ALLOW THE READERS TO KNOW WHETHER OR NOT
  73.            THEY HAVE THE MOST CURRENT REVISION OF THE PMM.
  74.  
  75.          G.APPLICABILITY-(OPTIONAL)
  76.              THIS SHOULD PRESENT THE STRUCTURE IN THE FORMAL ORGANIZATION
  77.            WHICH IS AFFECTED BY THE PROCEDURE. THIS WILL HELP THE READER
  78.            TO DECIDE IF THE PMM WILL BE USEFUL OR NOT. SUCH ITEMS AS
  79.            THIS PMM APPLIES ONLY TO WEST COAST FINANCIAL SUBSIDIARIES
  80.            OR THIS PMM APPLIES TO ALL OPERATING COMPANIES WILL APPEAR IN
  81.            THE APPLICABILITY SECTION.
  82.  
  83.           H.BACKGROUND-(OPTIONAL)
  84.              GIVE ANY HISTORICAL EVENTS WHICH CAUSED THE PROCEDURE TO
  85.            BE PUT IN PLACE. THIS WILL GIVE THE READER THE FEELING OF
  86.            IMPORTANCE, PRIORITY OR URGENCY THAT SURROUNDS THE PROCEDURE.
  87.  
  88.           I.PROCEDURE-(REQUIRED)
  89.              A STEP-BY-STEP PRESENTATION OF EVENTS WHICH MUST TAKE PLACE
  90.            IN SEQUENCE FOR THE TASK TO BE PERFORMED WITHOUT ERROR.
  91.            THE MANAGER CANNOT SAY AN ERROR HAS BEEN MADE IF THE WRITTEN
  92.            PMM DOES NOT CONTAIN ALL THE INFORMATION NEEDED. AS THE PERSON
  93.            PERFORMS THE TASK IN THE NORMAL TIME FRAME, NOTES SHOULD BE
  94.            TAKEN TO CONVERT TO PMM FORMAT. THE MOST FREQUENTLY PERFORMED
  95.            TASKS AND THE QUESTIONS MOST FREQUENTLY ASKED MUST BE
  96.            DOCUMENTED FIRST WITH LONGER TIME CYCLES DOCUMENTED LATER.
  97.  
  98.          J.NECESSARY ACTION-(REQUIRED)
  99.              GIVE THE TIME FRAME OF ANY DEADLINES THAT MUST BE MET BY THIS
  100.            PROCEDURE AND WHAT SHOULD BE DONE WITH THE COMPLETED PRODUCT.
  101.            THIS WOULD BE SUCH THINGS AS MAILING A CERTAIN NUMBER OF COPIES
  102.            TO AN ADDRESSEE, A TELEPHONE NUMBER THAT MUST BE USED TO GIVE
  103.            THE INFORMATION OUT, OR A DEPARTMENT WHERE THE MATERIAL MUST BE
  104.            DELIVERED.
  105.  
  106.          K.ADDITIONAL INFORMATION-(OPTIONAL)
  107.              GIVE THE AMOUNT OF TIME NEEDED TO PERFORM THE PROCEDURE OR
  108.            TELEPHONE NUMBERS OF PERSONS WHO CAN BE OF ASSISTANCE WHILE
  109.            PERFORMING THE PMM.
  110.  
  111.          L.QUESTIONS REGARDING THIS MEMORANDUM-(OPTIONAL)
  112.              LIST THE JOB TITLE OF THE PERSON WHO IS MOST EXPERT IN THE
  113.            SUBJECT MATTER CONTAINED IN THE PMM.
  114.  
  115.          M.MEMO MAINTENANCE RESPONSIBILITY-(REQUIRED)
  116.              THE JOB TITLE OF THE MANAGEMENT POSITION HELD RESPONSIBLE
  117.            FOR THE ACCURACY OF THE CONTENTS OF THE PMM. THIS SHOULD NOT
  118.            BE DELEGATED LOWER THAN VICE PRESIDENT
  119.  
  120.          N.FILING INSTRUCTIONS-(REQUIRED)
  121.              ALWAYS DESK MANUAL
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.        5.NECESSARY ACTION-
  127.           
  128.          A.ALL PROCEDURES USED IN THE MANAGER'S AREA OF RESPONSIBILITY
  129.            MUST BE DOCUMENTED IN PMM FORMAT. A DEPARTMENT OF FIVE
  130.            EMPLOYEES WILL HAVE ABOUT 125 PMM'S.
  131.  
  132.          B.ALL PMM'S MUST BE REVIEWED BY THE PRESIDENT OF THE COMPANY
  133.            PRIOR TO DISTRIBUTION BECAUSE THEY REPRESENT OFFICIAL
  134.            COMPANY POLICY AND PROCEDURE.
  135.  
  136.          C.EACH MANAGER MUST HAVE ALL PMM'S FOR THE EMPLOYEES IN
  137.            THE MANAGER'S DESK MANUAL USING A NATIONAL 88-584 BINDER
  138.            WITH AN INDEX.
  139.  
  140.          D.EACH EMPLOYEE IN THE DEPARTMENT MUST HAVE A DESK MANUAL
  141.            (NATIONAL 88-582) WITH THE PMM'S FOR THEIR JOB DESCRIPTION,
  142.            AND INDEX. THERE SHOULD BE AT LEAST ONE PMM FOR EACH ITEM
  143.            LISTED ON THE JOB DESCRIPTION.
  144.  
  145.          E.AS PART OF EACH EMPLOYEE'S PERFORMANCE REVIEW (INCLUDING THE
  146.            MANAGER), THE DESK MANUAL WILL BE REVIEWED FOR NEATNESS AND
  147.            COMPLETENESS.
  148.  
  149.        6.ADDITIONAL INFORMATION-
  150.        
  151.          A.THE TEST OF A PMM IS FOR A PERSON TO PERFORM THE TASK WITH
  152.            ONLY THE INFORMATION GIVEN. IF THERE ARE ANY PROBLEMS, THE
  153.            PMM MUST BE REVISED TO INCLUDE THE NEEDED INFORMATION.
  154.  
  155.          B.PMM'S ARE FIRST USED WHEN EMPLOYEES GO ON VACATION. THE SECOND
  156.            USAGE WILL BE WHEN INQUIRIES ARE MADE BY OTHER DEPARTMENTS OR
  157.            REGULATORY AUTHORITIES ON CERTAIN PROCEDURES. IT IS MUCH
  158.            BETTER TO GIVE THEM A COPY THAT THEY CAN READ THAN TO DICTATE
  159.            PROCEDURES FROM MEMORY WHILE THEY WRITE THEM DOWN. THE MOST
  160.            IMPORTANT USAGE IS TRAINING NEW EMPLOYEES WHEN TURNOVER OCCURS.
  161.  
  162.        7.QUESTIONS REGARDING THIS MEMORANDUM- MAY BE REFERRED TO
  163.                                           PRESIDENT OF CUMMINGSWARE.
  164.  
  165.        8.MEMO MAINTENANCE RESPONSIBILITY- PRESIDENT OF CUMMINGSWARE.
  166.  
  167.        9.FILING INSTRUCTIONS-DESK MANUAL
  168.  
  169. GSWARE.
  170.  
  171.